Transcripción del video
En Power BI puedes crear alertas para que se te mande una notificación en caso de que alguno de tus indicadores o KPIs cruce un límite establecido por ti. Esto funciona muy bien con tus KPIs, por ejemplo. Así puedes establecer alertas y mantenerte al tanto de los datos que te interesan y son muy fáciles de configurar.
Aquí vamos a ver cómo puedes establecer estas alertas, pero también vamos a ver sus limitantes, así que asegúrate de quedarte hasta el final para que sepas exactamente lo que es posible con las alertas, y lo que no.
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Aquí tengo este reporte en Power BI Desktop. Pero las alertas se establecen en PowerBI.com. A esto se le conoce como Power BI Service. Y para hacerte una cuenta en Power BI Service necesitas de un correo institucional, como por ejemplo, educativo, empresarial o gubernamental. Entonces, voy a publicar este reporte en Power BI Service. La información que subas aquí va a estar respaldada por la seguridad de Microsoft.
Pasamos a Power BI Service y verás que aquí está exactamente el mismo reporte que acabo de subir. Pero las alertas no se establecen aquí, sino que se establecen en los Dashboards. Y Power BI distingue entre Dashboards y Reportes. Tienen algunas diferencias, pero en general un Dashboard te permite tener información de diversos reportes. Esto se hace seleccionando una visualización de un reporte y fijándola en un dashboard. Voy a poner estas 4 visualizaciones en un Dashboard.
Ahora pasamos al Dashboard. En este caso tenemos algunos indicadores acerca del nivel de servicio en un centro de atención a clientes. Aquí debes de hacer clic en los tres puntos que se encuentran en la esquina de arriba. Eso te abre el menú y debes de hacer clic en “Manage alerts”.
Eso va a abrir una nueva ventana. Y ahí vamos a agregar una nueva regla. Esta regla nos está solicitando un nombre, una condición como límite y establecer una frecuencia de notificación. También podemos seleccionar si queremos recibir una notificación por correo, junto con una notificación en el navegador web o nuestra aplicación móvil. Ahí simplemente puedes hacer clic en Guardar y ya tendremos nuestra alerta configurada.
Una vez configurada la alerta, esta solo se va a activar cuando los datos se actualicen. Entonces lo que voy a hacer es modificar los datos en la tabla. Luego actualizamos los datos. Para que veas lo que pasa.
Te va a llegar un correo justo cuando se cruza el límite. En el correo también va a venir un enlace para que puedas ir a PowerBI.com y veas esa visualización.
Además de una notificación en el panel de Alertas y también agrega una notificación en la visualización.
Para administrar tus alertas, puedes hacerlo desde la visualización donde la agregaste, o puedes irte a Configuración y luego a Alerts, donde verás todas las Alertas.
Como tip te puedo decir que tus alertas deben de estar orientadas a la toma de acción. Entonces te recomiendo que, al establecer una alerta, pienses ¿qué acción voy a tomar al recibir esta alerta”?
Bien y antes de terminar, las alertas tienen algunas limitantes:
- Solamente se pueden configurar en los Dashboards de Power BI Service.
- Solamente se pueden establecer alertas para tres tipos de visualizaciones: KPI, Gauge y tarjetas.
- Las alertas solamente funcionan con tipo de datos numéricos que se están actualizando cada cierto tiempo.
- No se pueden establecer alertas generales, por lo que cada usuario debe de crear sus propias alertas. Ni siquiera se comparten las alertas si compartes el reporte.
Esas son unas de las alertas que se pueden establecer en Power BI pero déjame saber en los comentarios si estás buscando establecer otro tipo de alertas.
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